Quelques conseils et obligations à respecter pour réussir l’organisation de votre manifestation.

Quelques conseils d’organisation

Les démarches à effectuer AVANT

• En fonction de vos besoins, envoyer les demandes nécessaires à la mairie à etat-civil@thiviers.fr (2 mois avant la date de l'évènement) :
  • Demande d’occupation du domaine public pour une manifestation
  • Demande de réservation de salles
  • Demande de débit de boissons temporaire
  • Déclaration "Bruits de voisinage" pour une manifestation

Autres démarches

• Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux concernant le déroulement des manifestations.
• Prévoir les mesures de sécurité (voir ci-après « Point de vigilance).
• Pour certaines manifestations, adresser des demandes à la Préfecture : rallyes, cross, courses cyclistes.
• Faire la demande de publicité.
• Vérifier les modalités d’assurance de l’association.
• Coordonner le dossier de sécurité avec la mairie.
• Déclarer à la Préfecture les contrôles sur la voie publique par des agents de sécurité (le cas échéant) ;
• Faire les déclarations d’utilisation du droit d’auteur (SACEM) ;
• Organiser la distribution des tracts, l’envoi des informations à la presse et l’inscription de l’évènement sur le site internet de la Ville de Thiviers.

Les démarches à effectuer PENDANT

• Sensibiliser les bénévoles aux consignes Vigipirate ;
• Faire respecter les règlementations concernant l’hygiène, la salubrité, la capacité d’accueil et limiter le cas échéant les entrées ;
• Si un incident se produit, prévenir immédiatement les forces de police et le Maire ;
• Respecter les horaires d’ouverture et de fermeture ;
• Pour les entrées payantes, tous les participants doivent avoir un billet. Une déclaration est envoyée par l’imprimeur aux services fiscaux.

Les démarches à effectuer APRES

Dans les 8 jours

• Transmettre à la Préfecture, le registre de vente au déballage ;
• Etablir un bilan de fréquentation et l’état des recettes et des dépenses pour la SACEM ;
• Faire un article de presse.

Point de vigilance : la sécurité de la manifestation

L’organisation des manifestations publiques doit tenir compte du cadre Vigipirate.

Toute manifestations est à déclarer auprès du Maire de la commune. Le Maire étant responsable de la sécurité où se déroule l’évènement, il doit demander l’avis du SDIS (service départemental d’incendie et de secours) et de la gendarmerie par l’intermédiaire de la sous-préfecture.

L’organisateur doit également veiller à prendre certaines mesures de sécurité.

• Privilégier les sites fermés ou délimiter celui-ci en définissant les entrées et les sorties ;
• Sécuriser le site par des points de blocage d’accès pour empêcher les voitures « bélier » (véhicules, plots bétons etc...) ;
• Eviter les files d’attente trop importantes. Les déambulations de public sur les voies ouvertes à la circulation sont interdites ;
• Limiter, voire interdire le stationnement à proximité de la manifestation.

Publicité et affichage de la manifestation

Tout affichage, en bordure des voies publiques, est interdit. Des panneaux d’affichages sont à disposition et une parution sur les panneaux lumineux peut être demandée à la communauté de communes Périgord-Limousin.